„Huch, ein Audit!” – was nun: Fight or flight?
Wer kennt es nicht, wenn die anderen Kolleg/innen nach einem Audit, wie nach der schriftlichen Matura, mit ernster Miene fragen: „Und?! Wie ist es gelaufen?“ Dabei beginnt es für einige Mitarbeiter/innen schon bei der bloßen Termin-Ankündigung, dass sie am liebsten instinktiv entweder mit Flucht oder mit Angriff reagieren möchten. Auch die Vorbereitungsphase ist von einer latenten Sorge gezeichnet, ob man alle möglichen Fragestellungen berücksichtigt und das Audit bestehen wird. Auditor/innen sehen die Situation zwischen Aufregung und Anspannung von der anderen Seite des Besprechungstisches. Dabei verfolgt ein regelmäßig durchgeführtes Audit die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Arbeitsabläufe. Die meisten Auditor/innen führt das daher zur Frage: Warum sind diese Vorbehalte gegenüber Audits noch so verbreitet und wie kann man das in seiner Rolle weiter positiv und aktiv entkräften?
Neue Perspektive für alte Herausforderungen: Vom Bauchgefühl zur Kopfsache
Erklärungen und Strategieansätze zu dieser Fragestellung brachte Dr. Katharina Turecek (TÜV AUSTRIA Akademie) in ihrem Vortrag „Qualität mit Gefühl: Wie Emotionen und Antrieb im Gehirn entstehen.“ auf kurzweilige Weise vor. Sie gewährte tiefgründige Einblicke in die Funktionen des Gehirns. „Dazu muss man wissen, dass Emotionen entgegen der allgemeinen Vorstellung nicht im Bauch, sondern im Kopf entstehen“, führte die Kognitionswissenschafterin aus. Das ist die Grundlage dafür, um zu verstehen, welche Vorgänge im Gehirn konkret passieren. Allgemein gilt, positive Emotionen verstärken Verhaltensweisen im Gegensatz zu negativen, die man vermeidet, reduziert oder ausweicht.
Zum Glück – ein Audit!
„Zu Schwierigkeiten führt es, wenn Angst auftaucht, wo keine Angst hingehört. Wenn der sinnbildliche Alarmknopf im Kopf betätigt wird, braucht es schnelle und wirksame Tools und Techniken, um die Situation wieder zu lösen.“, brachte die Referentin die Sache auf den Punkt und bot den Teilnehmer/innen ein Beispiel. Man kann der Angst die Zeit geben, ohne direkt darauf zu reagieren, indem man langsam von 10 runterzählt. Denn eine Emotion löst schneller aus als der Verstand. Mit einer kurios anmutenden Aussage ließ sie in weiterer Folge ihres Vortrags aufhorchen: „Am besten begegnet man der Angst vor einem Audit mit möglichst vielen Audits.“ Motivation und Antrieb und das Schaffen von positiven Gegenerlebnis ist die beste „Therapie“ gegen die Angst vor einem Audit. Viele Menschen macht es außerdem zufrieden, wenn sie auf einer Checkliste etwas abhaken und als erledigt markieren können. Das liegt an der Ausschüttung vom „Glückshormon“ Dopamin.
Besser als sein Ruf: Frischer Wind für die Audit-Praxis
Der Umgang vor, während und nach einem Audit verläuft partnerschaftlich und auf Augenhöhe. Auditor/innen kommt die Rolle zu, ein wertschätzendes Setting aufzubauen, Erfolgserlebnisse zu schaffen, die Mitarbeiter/innen mit ins Boot zu holen und ein Bewusstsein für das Langzeitziel herzustellen für die Frage „Wofür machen wir das überhaupt?“. Ein Zertifikat, das man stolz nach außen tragen kann, erfüllt beispielsweise so ein langfristiges Ziel. Entscheidend ist es, möglichst große Motivation zu erreichen und die Abwehrreaktion dabei zu minimieren. Und dabei einen Bonus für das nächste Semester herauszuarbeiten – in diesem Fall eben für das nächste Audit.
Weiters standen in Mondsee für Sie am Programm:
Von Angst über Antrieb und Audits zu Automatisierung
- Über die Pionierleistung durch die Einführung von Lean Management bzw. Lean Logistik sowie die logistischen Rahmenbedingungen am flächenmäßig größten Krankenhaus Mitteleuropas – dem LKH-Univ. Klinikum Graz – startete Michael Kazianschütz (LKH-Univ. Klinikum Graz – KAGes) mit seinem Vortrag am TÜV AUSTRIA Qualitätstag.
- Ein- und Ausblicke im Zusammenhang mit der Entwicklung der ISO 9001 gewährte Dr. Elisabeth Pichler (TÜV AUSTRIA). Es ging sowohl um die Entstehungsgeschichte als auch um neue Perspektiven. Die technische Leiterin der Zertifizierungsstelle Managementsysteme ging darauf ein, wie eine Norm überhaupt entsteht, wie Revisionsprozesse allgemein ablaufen und welche Änderungen voraussichtlich auf Qualitätsverantwortliche zukommen werden. Die neue Version der ISO 9001 soll 2025 vorliegen.
- Was es für die Qualitätskontrolle im Wareneingang bedeutet, Rohstoffe von rund 900 Kräuter- und Gewürzprodukten zu analysieren und zu überprüfen, was in diesem Zusammenhang Automatisierungsfähigkeit bedeutet und wie man Qualität kommuniziert, schilderte Gerda Holzmann (SONNENTOR Kräuterhandels GmbH) in ihrem Vortrag.
- Franz Plank (KNAPP AG) stellte eine Verbindung zum Vortrag von Frau Dr. Elisabeth Pichler her und beschrieb, wie man die ISO 9001 neu denken kann. Er widmete sich der gegenwärtigen und zukünftigen Perspektive und beleuchtete mit „QMS Development Planning: The Governance Model as an anchor“, wie man ein Strategie-Modell in die betriebliche Praxis integriert und erklärte, was man bei der Umsetzung alles berücksichtigen muss.
- DI (FH) Martin Hofstädtner, MBA (TÜV AUSTRIA) fokussierte sich im letzten Tagungsschwerpunkt des Qualitätstags darauf, wie Qualitätskontrollverfahren mit Unterstützung durch KI automatisiert ablaufen können. So berichtete er etwa über KI-Systeme zur Echtzeitanalyse und -überwachung von Produktionsprozessen.
Über den TÜV AUSTRIA Qualitätstag
Der Expertentag ist der Treffpunkt für Qualitätsverantwortliche, Führungskräfte und Auditor/innen, der zweimal im Jahr an unterschiedlichen Locations stattfindet. Dieses Jahr ging es um den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Qualitätsmanagement und damit verbundener Effizienzsteigerung und Automatisierung. Dass der Mensch – mit Herz, Hirn und Hand – dabei ein unverzichtbarer Bestandteil ist, zeigten weitere Vorträge auf. Weiters gab es Ausblicke auf die bevorstehenden Änderungen der ISO 9001. Raum gab es auch für das Thema Lean Logistik.
Sonnige Aussichten für das kommende Semester: Der nächste TÜV AUSTRIA Qualitätstag findet am 07.11. in Wien und online statt.